Tiga (3) Perkara Penting dalam Membangun Reputasi — Seri Kehumasan (1)
Beberapa kali saya menjadi pelatih dalam training yang diselenggarakan Lembaga Pelatihan Markshare. Berikut ini artikel pertama (dari dua) yang ditulis oleh rekan saya, Fransisca Marlina, boss Markshare. Mudah-mudahan bermanfaat.
Public Relations (hubungan masyarakat) sangat berkaitan dengan reputasi. Nama baik atau reputasi sebenarnya terbangun dengan sendirinya , yaitu melalui berbagai cara komunikasi yang kita tetapkan untuk menghadapi pihak lain dan semua sudut pandang pihak lain kepada kita. Hal ini berlaku secara perorangan maupun kelompok (organisasi), maka di situlah terbentuk yang kita sebut reputasi.
Reputasi adalah hasil penilaian pihak lain tentang apa yang dikatakan dan semua aktifitas yang dikerjakan sebuah organisasi (brand). Membangun reputasi yang tidak terencana mengakibatkan penilaian yang kurang jelas, sehingga penempatan kita di mata masyarakat menjadi kurang jelas dan akibatnya menjadi tidak popular, sehingga berdampak pada nilai jual produk (atau jasa) kita. Pada masa sekarang ini, ketika era adaptasi menjadi keunggulan kita untuk menyesuaikan dengan keadaan dan teknologi menjadi tuan rumah segala adaptasi ini, maka reputasi makin mudah untuk dibangun.
Semua kegiatan pun kini berubah menjadi online. Begitu juga dengan pelatihan karyawan dalam sebuah organisasi; hampir semuanya dapat dilakukan secara online (daring). Banyak seminar online diselenggarakan berbagai lembaga, dan semuanya bisa menambah wawasan bagi manajemen dan karyawan. Dari situ nantinya bisa diperoleh banyak kiat dan tips yang kita perlukan untuk membenahi reputasi kita.
Dalam industri membangun reputasi organisasi diperlukan referensi khusus, karena produk dan jasa akan berbeda strategi dan cara dalam menanganinya, oleh karenanya seorang yang khusus mengelola bagaimana reputasi baik harus terbentuk dapat mengikuti pelatihan pada suatu lembaga pelatihan seperti contoh Markshare Training disana tersedia pelatihan atau training online dan berbagai pelatihan karyawan yang sangat spesifik, sehingga membantu orgainsasi lebih cepat untuk berkembang. Untuk era saat ini investasi dalam pelatihan menjadi suatu keharusan, agar karyawan kita terus maju berkembang, dan tidak ketinggalan zaman (obsolete).
Baca juga: 3 Cara Mengelola Layanan Pelanggan secara Online.
Membangun reputasi yang baik biasanya baru disadari setelah beberapa waktu berlalu. Bahkan pada kondisi tertentu, setelah mengalami suatu kasus (baca: krisis) atau kendala dan benar atau salah dalam menanganinya baru kita disadarkan pada pentingnya membuat reputasi itu baik. Penanganan yang baik menyadarkan pentingnya rencananya membangun reputasi, apalagi penanganan kasus yang buruk, karena respon pihak luar sangat cepat terjadi jika kita melakukan kesalahan. Berita baik atau informasi yang baik, akan memberikan respon hangat yang kita harapkan, namun berita buruk dan suatu kesalahan dan tindakan yang sengaja maupun tidak akan menghasilkan respon yang sangat cepat. Siapkah kita mempunyai “rating” yang tidak stabil dari penilaian atas apa yang kita kerjakan?
Agar tidak terlambat untuk merapikan reputasi kita, berikut beberapa hal yang harus kita perhatikan.
- Menentukan posisi sesuai misi, menentukan misi pribadi maupun kelompok biasanya adalah panggilan murni yang agak susah diganti atau berubah. Panggilan nurani menjadi ketetapan arah dari reputasi yang secara alamiah terbangun. Mengenai pergeseran karena keadaan yang dinamis hal ini tentu saja harus kita ikuti. Perubahan yang sangat cepat tidak memungkinakan kita tetap dengan cara-cara itu, namun banyak sekali penambah kurangan, sehingga memilih hal untuk kita melakukan sesuatu pun menjadi bagian dari hasil kerja yang melahirkan reputasi. Sehingga posisi apakah yang pada ujungnya kita harapkan , ini harus kita renacanakan dari awal, dan menentukan tindakan berikutnya.
- Membuat perencanaan tindakan, reputasi terbentuk bukan karena hanya segala respon atas berita namun semua yang dilakukan. Untuk perorangan menentukan kebiasaan yang posistif akan merubah semua reputasi tsb. Mulai bangun tidur lebih pagi, menentukan segala kegiatan dari pagi hingga sore, cara berperilaku (salam, sapa), cara merespon dalam keadaan terdesak , menggiatkan kegiatan spiritual adalah pembenahan proses pribadi yang perlu waktu sehingga terbentuk prilaku positif dan terbangun reputasi positif. Untuk kelompok atau organisasi, baik itu yang berorientasi bisnis maupun sosial, lebih detail lagi. Karena membangun nama baik adalah semua bentuk aktifitas yang terbaca oleh public adalah reputasi yang diperlukan. Mulai dari fisik hingga jasa yang dapat diarasakan adalah reputasi. Sehingga seluruh proses didalam akan menentukan hasil akhir dari penilaian tersebut. Contoh suatu minuman susu dalam kaleng , dengan logo tertentu, nama brand dan produksi yang tidak selaras membuat pelanggan agak bingung. Memang hasil produk barang dan dampak pengguna adalah hasil yang tidak bisa dipungkiri, namun perencanaan yang kurang matang menghasilkan ketidaktepatan reputasi, dan bahkan memakan waktu, sehingga reputasi yg kita harapkan tidak segera terjadi.
- Memantau semua tindakan, tentang konsistensi ini adalah bagaian yang terus menerus tiada henti. Sama halnya kita membuat baru, lebih mudah, namun merawat agar terus seperti baru diperlukan ketekunana yang tidak bisa berhenti. Jika secara kebiasaan baru yang kita buat itu telah membudaya didiri kita maka hal ini menjadi ringan, namun jika dalam hitungan hari kebiasaan yang kita rencakan tidak terbentuk, maka akan muncul ketidakjelasan. Demikian dengan proses bisnis , mulai dari logo yang pertama dilihat oleh public, bangunan fisik yang kita gunakan sebagai pusat kegiatan, pembekalan orang-orang pada bagian masing-masing hingga hasil dari produksi kita. Apakah berupa layanan ataupun barang? Maka diperlukan lagi kemasan, tema yang ditentukan. Semua harus selaras ,searah agar reputasi yang kita harapakan utuh. Bukan sesuatu yang kurang jelas. Pada produk teknologi yang berubah begitu cepat, persiapan produksi yang matang harus disertai dengan perawatan agar produk tersebut dirasakan manfaatnya oleh pengguna, antisipasi masalah pun telah disiapkan , sehingga pada satu kasus tertentu permasalahan tsb bisa segera diatasi, dan reputasi itu tetap sesuai dan tetap pada jalannya. Hal ini harus betul-betul diperhatikan.
Tiga (3) hal utama yang tidak mudah untuk dilakukan ini akan gampang jika kita sudah mempunyai ketetapan arah , dan mengisi segala piranti yang dibutuhkan untuk ketetapan tersebut. Bahkan membangun reputasipun membutuhkan kerja keras yang tidak sebentar. Kunci sukses apapun ternyata terletak dari awal apa yang ada di pikiran kita, oleh karena itu budaya untuk terus menambah wawasan, literasi dan referensi adalah hal yang tidak boleh padam hingga individu tersebut makin matang dan seterusnya.
Sembrani 